Conservazione digitale delle fatture elettroniche: obblighi e scadenze

Conservazione digitale a norma: cosa cambia rispetto all’archiviazione

L’archiviazione documentale memorizza e organizza documenti digitali: consente di catalogare, recuperare file, ridurre l’uso della carta e proteggere i dati con backup, ma non attribuisce validità legale e fiscale ai documenti conservati. La conservazione sostitutiva, invece, è un processo digitale regolamentato che dà al documento informatico lo stesso valore legale dell’originale cartaceo.

La conservazione a norma deve garantire autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità per tutto il periodo previsto dalla legge. L’autenticità è la certezza dell’identità di chi ha emesso la fattura; l’integrità è la garanzia che il documento non sia stato modificato; la leggibilità è la possibilità di leggerlo e visualizzarlo anche tra 10 anni. Servono quindi firma digitale e marca temporale.

La conservazione elettronica non è la memorizzazione del file della fattura su PC, ma un processo regolamentato tecnicamente dalla legge CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale. Tra le norme di riferimento figurano il DPCM 3 dicembre 2013 sulle regole tecniche, la Circolare Agenzia delle Entrate n. 18/E del 24 giugno 2014, le Linee Guida AGID e il regolamento eIDAS. Le Linee Guida AGID fanno capo all’Agenzia per l’Italia Digitale.

Fatture e documenti e-commerce da conservare

Ai sensi dell’art. 39 del DPR n. 633/1972, chi emette e chi riceve una fattura elettronica deve conservarla elettronicamente. L’obbligo riguarda anche il destinatario, non solo l’emittente.

Oltre alle fatture elettroniche, vanno conservate le ricevute e le notifiche del Sistema di Interscambio (SDI), che certificano l’avvenuta consegna o eventuali scarti. La conservazione digitale è espressamente prevista anche per i contratti. Per i documenti contabili, come le fatture, è obbligatoria per 10 anni.

Obblighi e scadenze per l’e-commerce

Le fatture elettroniche emesse e ricevute vanno conservate digitalmente per 10 anni. I documenti fiscali devono essere conservati per almeno 10 anni. Il servizio pubblico dell’Agenzia delle Entrate, se attivato, conserva automaticamente a norma le fatture transitate via SDI per 15 anni.

La Risoluzione dell’Agenzia delle Entrate n. 46/E del 2017 ha chiarito che la conservazione digitale dei documenti deve avvenire entro il terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazioni annuali, cioè il termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi.

Per le fatture elettroniche 2023, ad esempio, la conservazione doveva avvenire entro il 31 gennaio 2025: tre mesi dopo il 31 ottobre 2024, termine ordinario di presentazione delle dichiarazioni.

Per un e-commerce che emette o riceve fatture elettroniche, la scadenza annuale si calcola in base al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi. Con il servizio dell’Agenzia delle Entrate, la conservazione può essere automatica dal giorno successivo all’adesione, salvo indicazione di una data retroattiva.

Scadenze annuali per la conservazione delle fatture elettroniche

Il processo in pratica: dall’XML alla conservazione

Il processo di conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche prevede almeno tre passaggi. Primo: salvare la fattura in formato XML, l’unico accettato dalla normativa. Secondo: apporre la firma digitale, necessaria per attribuire valore legale. Terzo: specificare i dati utili all’indicizzazione, come numero di fattura e partita IVA del cliente, per rendere il documento facilmente ricercabile.

Al processo concorrono anche la marca temporale, che certifica autenticità e immodificabilità del documento nel tempo, e la conservazione delle ricevute e notifiche SDI, che certificano consegna o scarto.

Il sistema di conservazione deve garantire la ricerca per nome e cognome, ragione sociale, codice fiscale, partita IVA e data di emissione. I documenti trattati vengono versati nel sistema di conservazione: nel caso del servizio pubblico, tramite il portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate.

Processo operativo di conservazione sostitutiva

Conservazione gratuita con il servizio dell’Agenzia delle Entrate

L’Agenzia delle Entrate offre un servizio gratuito di conservazione a norma delle fatture elettroniche. Si attiva dalla home page del portale Fatture e Corrispettivi. Occorre selezionare “Fatturazione elettronica e Conservazione” e poi “Accedi alla sezione conservazione”. Qui l’utente deve prendere visione del Manuale del servizio di Conservazione e dell’Accordo di servizio.

L’accesso è possibile con SPID, CIE o CNS, oppure con le credenziali Entratel/Fisconline rilasciate dall’Agenzia delle Entrate. La procedura guidata richiede di cliccare su “Conservazione”, selezionare “Aderisci al servizio di conservazione” e accettare le condizioni; dopo l’adesione, le fatture emesse e ricevute tramite SDI sono conservate automaticamente a norma per 15 anni.

Con la sottoscrizione dell’accordo si possono portare in conservazione anche fatture elettroniche già transitate per SdI prima dell’adesione, indicando una data retroattiva. Questa data non può essere inferiore al primo gennaio del secondo anno precedente a quello dell’adesione: ad esempio, aderendo nel 2025, non si può recuperare prima del 1° gennaio 2023.

Senza data retroattiva, vengono conservate tutte le fatture inviate a SdI dal giorno successivo alla data di adesione.

Conservazione in autonomia o tramite servizio esterno

La conservazione sostitutiva non richiede obbligatoriamente un software: può essere gestita gratuitamente tramite il portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate. Il servizio copre le fatture transitate tramite SDI e, con la data retroattiva, anche quelle precedenti.

Se si sceglie un software o un servizio di conservazione esterno, bisogna verificare che il processo sia conforme alla normativa richiamata, alle Linee Guida AGID e al regolamento eIDAS. AGID è l’Agenzia per l’Italia Digitale.

Errori frequenti nella conservazione

Non basta salvare i file delle fatture sul PC: la conservazione elettronica non è una semplice memorizzazione locale. Le fatture elettroniche non possono essere stampate e conservate in un faldone.

Un errore frequente è trascurare le ricevute e le notifiche del Sistema di Interscambio: vanno conservate insieme alle fatture perché certificano consegna o scarto.

Controlli da effettuare nella conservazione digitale